Im Rahmen einer Bewerbung sowie eines sich daran gegebenenfalls anschließenden Beschäftigungsverhältnisses fallen eine Reihe verschiedener Dokumente und Unterlagen mit personenbezogenen Daten an. Bei der datenschutzrechtlichen Betrachtung dieser Prozesse steht regelmäßig der maximal zulässige Aufbewahrungszeitraum im Fokus. Wann sind derartige Dokumente und Unterlagen spätestens zu vernichten?
WANN SIND BEWERBUNGSUNTERLAGEN ZU VERNICHTEN?
Auch wenn nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens die Unterlagen von Bewerbenden nicht mehr benötigt werden, sollten diese jedoch keinesfalls sofort vernichtet oder zurückgeschickt werden. Grund hierfür ist, dass Bewerbende nach einer erfolglosen Bewerbung Ansprüche aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) geltend machen kann, wobei die Bewerbungsunterlagen unter Umständen als Beweismittel dienen können. Unter Berücksichtigung der dort hinterlegten Fristen ist eine Aufbewahrung von bis zu sechs Monaten aus datenschutzrechtlicher Sicht vertretbar. Eine hierüber hinausgehende Aufbewahrung, beispielsweise um die bewerbende Person gegebenenfalls für eine andere Stellenausschreibung kontaktieren zu können, bedarf einer Einwilligung dieser.
Die Pflicht zur Löschung von Bewerbungsunterlagen bezieht sich neben dem Anschreiben, dem Lebenslauf sowie den Zeugnissen auch auf etwa angefertigte Notizen zur Person und Eignung. Werden postalisch zugesandte Bewerbungsunterlagen nicht zurückgeschickt, sondern im Unternehmen datenschutzgerecht vernichtet, ist die bewerbende Person hierauf bereits bei der Absage hinzuweisen.
FÜR WELCHEN ZEITRAUM KÖNNEN PERSONALAKTEN AUFBEWAHRT WERDEN?
Personalakten sollten noch für mindestens drei Jahre nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses aufbewahrt werden. Erst anschließend verjähren die im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) geregelten Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis. Diese umfassen beispielsweise die Einforderungen eines Arbeitszeugnisses oder eines möglichen Schadenersatzanspruches. Hinsichtlich der Verjährungsfristen ist jedoch Vorsicht geboten: Diese wird immer erst ab dem Ende des jeweiligen Jahres gerechnet, in dem der Arbeitsvertrag endet – unabhängig vom genauen Zeitpunkt der Kündigung. Endet das Arbeitsverhältnis beispielsweise zum 30. September 2021, sind derartige Unterlagen erst zum 01. Januar 2025 zu vernichten.
Für öffentliche Stellen können sich darüber hinaus hiervon abweichende Aufbewahrungsfristen ergeben. Ziff. 4.1 der VwV Personalakten sieht für Personalakten von Beschäftigten im öffentlichen Dienst des Freistaates Sachsen beispielsweise eine regelmäßige Aufbewahrungsfrist von bis zu fünf Jahren vor.
Bestimmte Dokumente einer Personalakte sind hingegen länger aufzubewahren. Die Länge der Aufbewahrungsfrist ist spezialgesetzlich geregelt. Dabei dürfen nur die Teile der Personalakte aufbewahrt werden, die den jeweiligen spezialgesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen. Anschließend ist die sachgerechte Vernichtung auch dieser Dokumente durchzuführen.
So ergeben sich beispielsweise für Dokumente und Unterlagen…
– arbeitsrechtlicher Natur regelmäßige Aufbewahrungsfristen von drei Jahren (z.B. Arbeitszeugnisse);
– zur Lohnsteuer regelmäßige Aufbewahrungsfristen von sechs Jahren (z.B. Freistellungsbescheinigungen, Arbeitszeitlisten, Reisekostenabrechnungen);
– zum Lohn mit Relevanz für die betriebliche Gewinnermittlung regelmäßige Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren (z.B. Lohnsteuerunterlagen, Lohnlisten);
– zur Altersvorsorge über Pensionskassen regelmäßige Aufbewahrungsfristen von bis zu 30 Jahren.
WAS IST BEI DER AUFBEWAHRUNG VON BESCHÄFTIGTENDATEN NOCH ZU BEACHTEN?
Im Bereich digitaler Daten gibt es Unterlagen, die Arbeitnehmer selbst löschen müssen. Der Arbeitgeber macht sich unter Umständen beim Löschen des E-Mail-Kontos ausgeschiedener Beschäftigter ohne derer Erlaubnis schadenersatzpflichtig, so ein Urteil des Oberlandesgerichts Dresden (OLG Dresden, Urt. v. 05.09.2021, Az.: 4 W 961/12). Arbeitgeber sind deshalb gut beraten, Beschäftigte an ihrem letzten Arbeitstag aufzufordern personenbezogene Daten aus dem gesamten System zu löschen. Hierzu können insbesondere private E-Mails, Ziele, die im betrieblichen Navigationssystem gespeichert sind, sowie private Dateien auf betrieblichen Endgeräten zählen.
WEITERFÜHRENDE INFORMATIONEN
Weitere Informationen zum Thema gesetzliche Aufbewahrungsfristen und Löschung personenbezogener Daten erhalten Sie in unserem Blog-Beitrag „Löschpflicht vs. Aufbewahrungsfrist“ sowie in unseren Informationsmaterialien „Aufbewahrung – Datenschutzrechtliche Grundlagen und Informationen hinsichtlich der Verpflichtung zur Löschung von personenbezogenen Daten unter Berücksichtigung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen“.
Über den Autor: Max Just, LL.M. ist Wirtschaftsjurist und als externer Datenschutz- und Informationssicherheitsbeauftragter beim DID Dresdner Institut für Datenschutz tätig. Neben diversen öffentlichen Stellen berät er ebenfalls verschiedene IT- und mittelständische Unternehmen. Für Anregungen und Reaktionen zu diesem Beitrag können Sie den Autor gern per E-Mail kontaktieren.
