Insbesondere die bevorstehende Urlaubszeit lässt vermehrt die datenschutzrechtlichen Fragestellungen im Zusammenhang mit einer möglichen Weiterleitung von E-Mails in Vertretungsfällen aufkommen. Doch die weitaus größere Herausforderungen stellen die kurzfristigen und ungeplanten Abwesenheiten, zum Beispiel aufgrund von Krankheiten, dar. Von elementarer Bedeutung ist diesbezüglich, ob die verantwortliche Stelle die private Nutzung dienstlicher Kommunikationsmittel erlaubt. Der Beitrag umreißt in diesem Zusammenhang Problemfälle und Möglichkeiten.
AUSSCHLIEßLICH DIENSTLICHE NUTZUNG DER E-MAIL-POSTFÄCHER?
Ist die private Nutzung der E-Mail-Postfächer nicht ausdrücklich untersagt, ergeben sich für die verantwortlichen Stellen bereits hier die ersten Probleme. Grundsätzlich ist dann davon auszugehen, dass auch private und persönliche Inhalte durch Beschäftigte per E-Mail kommuniziert werden könnten. Ein Zugriffsrecht der verantwortlichen Stelle oder durch andere Beschäftigte – und dementsprechend erst recht eine automatisierte Weiterleitung der E-Mails – verbietet sich insoweit bereits aufgrund des dann einschlägigen Fernmeldegeheimnisses nach § 88 TKG (Telekommunikationsgesetz). Gemäß § 88 Abs. 1 TKG unterliegen sämtliche Inhalte und näheren Umstände der Kommunikation, insbesondere die Tatsache, ob jemand an einem Telekommunikationsvorgang beteiligt ist oder war, dem Fernmeldegeheimnis.
Wird aufgrund einer kurzfristigen und ungeplanten Abwesenheit von Beschäftigten zeitnah ein Zugriff zu einem Postfach benötigt, bedarf es dann einer informierten Einwilligung des jeweiligen Beschäftigten sowie unter Umständen ebenfalls der Einbeziehung der jeweiligen Beschäftigtenvertretung. Während die Einbeziehung der Beschäftigtenvertretung womöglich zeitnah möglich ist, kann in bestimmten Situationen das Einholen der Einwilligung der betroffenen Person nahezu unmöglich sein. Verantwortliche Stellen sind – unter anderem – aus diesem Grund gut beraten, die private Nutzung der dienstlichen Kommunikationsmittel ausdrücklich zu untersagen.
WEITERLEITUNG AUF PRIVATE E-MAIL-POSTFÄCHER
In Abwesenheitsfällen gänzlich ungeeignet ist die Weiterleitung der dienstlichen E-Mails auf private E-Mail-Postfächer der jeweiligen Beschäftigten. Da die personenbezogenen Daten hierbei den unmittelbaren Wirkungsbereich der verantwortlichen Stelle verlassen, stellt eine solche Weiterleitung regelmäßig eine Übermittlung an Dritte dar, für welche es einer einschlägigen Rechtsgrundlage bedarf. Darüber hinaus kann so durch die verantwortliche Stelle nicht vollumfänglich die Sicherheit der Verarbeitung gemäß Art. 32 Abs. 1 DS-GVO (Datenschutz-Grundverordnung) sichergestellt werden. Weiterhin verliert die verantwortliche Stelle hierbei die Zugriffsmöglichkeit auf die entsprechenden E-Mails und die darin enthaltenen personenbezogenen Daten, welches grundsätzlich auch die Umsetzung und Überprüfung von regelmäßigen Löschroutinen unmöglich macht.
WEITERLEITUNG AUF DIENSTLICHE E-MAIL-POSTFÄCHER
Grundsätzlich unproblematisch – ein Verbot der privaten Nutzung vorausgesetzt – ist die Weiterleitung von E-Mails von sogenannten Funktionspostfächern (z.B. info@xyz.de). Hier ist für den Absender bereits eindeutig erkennbar, dass ein solches E-Mail-Postfach nicht zwingend einer einzelnen Person zugeordnet ist, sondern gegebenenfalls mehrere Personen die eingehenden E-Mails bearbeiten. Im Abwesenheitsfall kann somit eine Weiterleitung auf eine Vertretung vorgenommen werden, soweit die internen Abläufe eine solche erfordern.
Im Rahmen von persönlichen E-Mail-Postfächern ist davon auszugehen, dass der Absender einer E-Mail grundsätzlich annimmt, dass ausschließlich der jeweilige Beschäftigte Zugriff auf eingehende E-Mails erhält. Eine Weiterleitung sollte aus diesem Grund auch bei untersagter Privatnutzung der E-Mail-Postfächer regelmäßig ausbleiben und stattdessen eine Abwesenheitsnotiz mit einem einfachen Verweis auf die Vertretung bei eilbedürftigen Anliegen verwendet werden. Der Absender kann so selbst entscheiden, ob er das Anliegen der Vertretung vorträgt oder eine persönliche Klärung mit dem ursprünglich vorgesehenen Empfänger bevorzugt.
Etwas anderes kann sich unter Umständen dann ergeben, wenn die Beschäftigten häufig fristgebundene Angelegenheiten bearbeiten und es aus organisatorischen Gründen zwingend der Gewährleistung einer zeitnahen Bearbeitung von derartigen Anliegen bedarf. Eine mögliche Rechtsgrundlage einer Weiterleitung von E-Mails bilden hierbei die Durchführung des Beschäftigtenverhältnisses gemäß § 26 Abs. 1 BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) beziehungsweise die jeweiligen Interessen der verantwortlichen Stelle gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DS-GVO, sofern nicht beispielsweise spezialgesetzliche Verschwiegenheitsverpflichtungen einer solchen Weiterleitung entgegenstehen. Hierunter können unter anderem Kommunikationen mit Personalvertretungen oder auch dem Datenschutzbeauftragten fallen.
In jedem Fall ist der Absender (möglichst zuvor) über eine Weiterleitung zu informieren. Die Vergabe von Vollzugriffen auf das E-Mail-Postfach der zu vertretenden Beschäftigten ist jedoch zu vermeiden.
UMGANG BEI AUSSCHEIDEN VON BESCHÄFTIGTEN
Mit dem Ausscheiden von Beschäftigten sind die mit der jeweiligen Person in Verbindung stehenden persönlichen E-Mail-Postfächer umgehend zu deaktivieren und zu löschen, sodass auf diesen keine weiteren E-Mails eingehen können. Dies ist insbesondere mit Blick auf Art. 17 Abs. 1 lit. a DS-GVO zeitnah umzusetzen, da die verantwortliche Stelle die Verpflichtung zur Löschung personenbezogener Daten trifft, welche für die Verarbeitungszwecke nicht mehr notwendig sind, für welche diese erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden.
Der Absender der E-Mail erhält bei dem Versand einer E-Mail an ein gelöschtes E-Mail-Postfach durch den jeweiligen E-Mail-Server automatisiert eine Benachrichtigung, dass der entsprechende Empfänger nicht existiert und die E-Mail nicht zugestellt werden konnte. Hierdurch bekommt dieser die Möglichkeit sich über andere bekannte Kontaktwege an die verantwortliche Stelle zu wenden – und sofern nicht bereits geschehen – Kontaktmöglichkeiten zur neuen Ansprechperson in Erfahrung zu bringen.
Vor einer Löschung der jeweiligen E-Mail-Postfächer ist jedoch zu prüfen, ob bestimmte geschäftliche Inhalte gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen, die einer Löschung entgegenstehen, Art. 17 Abs. 3 lit. b DS-GVO. Sofern im Rahmen einer solchen Überprüfung die Kenntnisnahme von privaten Kommunikationsinhalten nicht ausgeschlossen werden kann, ist der jeweilige Beschäftigte vor dem Ausscheiden darauf hinzuweisen, dass derartige Inhalte zuvor eigenständig zu löschen sind. Sollte dies bereits nichts nicht mehr möglich sein, so sollte eine vertrauliche Person benannt werden, welche – beispielsweise im Beisein der Beschäftigtenvertretung – das E-Mail-Postfach sichtet, um geschäftliche E-Mail-Kommunikation zu separieren und offensichtliche private oder anderweitig vertrauliche Nachrichten ohne weitere Einsichtnahme umgehend löscht.
FAZIT
Die Thematik der Weiterleitung von E-Mails in Vertretungsfällen ist aus datenschutzrechtlicher Sicht äußerst facettenreich. Verantwortliche Stellen sollten insbesondere vor diesem Hintergrund durch eine verbindliche Festlegung im Rahmen einer Richtlinie die private Nutzung der dienstlichen Kommunikationsmittel untersagen. Hierdurch lassen sich meist bereits eine Vielzahl von Problemfällen vermeiden. Darüber hinaus sind die jeweiligen (organisatorischen) Erfordernisse der verantwortlichen Stelle sowie die regelmäßigen internen Prozesse und sich hieraus ergebende Fristen zu berücksichtigen. Bei der Betrachtung der aufgeworfenen Thematik sollte aufgrund der Vielzahl der zu berücksichtigenden Umstände stets der Datenschutzbeauftragte einbezogen werden.
Über den Autor: Max Just, LL.M. ist Wirtschaftsjurist und als externer Datenschutz- und Informationssicherheitsbeauftragter beim DID Dresdner Institut für Datenschutz tätig. Neben diversen öffentlichen Stellen berät er ebenfalls verschiedene IT- und mittelständische Unternehmen. Für Anregungen und Reaktionen zu diesem Beitrag können Sie den Autor gern per E-Mail kontaktieren.
