In der Kürze liegt die Würze und der Teufel im Detail. Selten in der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) gibt es eine Norm, die so knapp gehalten ist und für beide Seiten – Verantwortlicher und Betroffener – gleichermaßen Bedeutung genießt. Als Bestandteil der Betroffenenrechte des Kapitel III der DS-GVO, gewährleistet Art. 16 in zwei Sätzen dem Betroffenen die Berichtigung unrichtiger (S. 1) und die Vervollständigung unvollständiger (S. 2) personenbezogener Daten. Nicht nur aus dem Grundsatz der Richtigkeit gemäß Art. 5 Abs. 1 lit. d DS-GVO trägt der Verantwortliche dafür Sorge, dass verarbeitete personenbezogene Daten richtig sind. Das Recht auf Berichtigung ergänzt und unterstützt den Verantwortlichen, seine Verpflichtung unrichtige Daten zu berichtigen. Richtige Daten sind für die Datenschutz-Compliance beim Verantwortlichen essenziell. Unvollständige Daten generieren unrichtige Ergebnisse. Die Richtigkeit vorhandener Daten der betroffenen Person verhindert negative Auswirkungen auf interne Verarbeitungsprozesse. Das Recht und die Pflicht im Detail:
BERICHTIGUNG
Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen unverzüglich die Berichtigung sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen, Art. 16 S. 1 DS-GVO. Unrichtig sind solche Daten, die objektiv nicht mit der Wirklichkeit übereinstimmen. Beispiele sind etwa unzutreffende Angaben zu Name, Adresse oder Geburtsdatum. Der Anspruch bezieht sich grundsätzlich auf Tatsachenangaben und nicht auf Meinungen oder Werturteile. Unerheblich für die Geltendmachung des Anspruchs ist, ob die Daten von Anfang an falsch abgespeichert wurden oder sich die Daten der Person geändert haben. Der Berichtigungsanspruch des Betroffenen ist ein Interventionsrecht, mit dem er die Rechtslage gestalten kann.
VERVOLLSTÄNDIGUNG
Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung hat die betroffene Person das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen, Art. 16 S. 2 DS-GVO. Unvollständig sind Daten, wenn das Fehlen von Angaben im konkreten Informationszusammenhang zu einer Irreführung oder Missverständnissen führt. Letzteres wäre der Fall, wenn Fehlzeiten eines Arbeitnehmers festgehalten werden, ohne dass nach den Gründen wie Fortbildung, Urlaub oder Krankheit usw. differenziert wird. Vervollständigung kann dem Wortlaut nach nur „unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung“ verlangt werden, wobei der Grundsatz der Datenminimierung gemäß Art. 5 Abs. 1 lit. c DS-GVO maßgeblich zu berücksichtigen ist. Personenbezogene Daten dürfen nur insoweit erhoben werden, als sie zwingend für den jeweiligen Zweck erforderlich sind.
BESCHRÄNKUNG DES RECHTS AUF BERICHTIGUNG
Ausnahmen von der Berichtigungspflicht werden in Art. 16 DS-GVO nicht direkt generiert. Allerdings wird der Union und den nationalen Gesetzgebern durch die Art. 23 sowie Art. 89 Abs. 2 und 3 DS-GVO („Öffnungsklauseln“), die Möglichkeit eröffnet den Berichtigungsanspruch zu beschränken. Von einer solchen Beschränkung hat der deutsche Gesetzgeber zum Beispiel in den §§ 27 Abs. 2 und 28 Abs. 3 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) für Forschungs-, Statistik- und Archivzwecke gebrauch gemacht. Danach kann ein Betroffener seinen Berichtigungsanspruch nicht geltend machen, wenn dadurch die zur Verarbeitung festgelegten Zwecke beeinträchtigt werden.
DER ABLAUF EINES BERICHTIGUNGSPROZESSES
Das Recht der betroffenen Person auf Berichtigung hängt eng mit den Transparenzrechten, insbesondere mit dem Auskunftsrecht nach Art. 15 DS-GVO zusammen. Ohne das Recht auf Auskunft könnte der Betroffene von seinem Berichtigungsrecht nicht Gebrauch machen, denn er wüsste nicht von den falschen Informationen, die über ihn verarbeitet werden.
Grundsätzlich kann ein Berichtigungsantrag von jeder natürlichen Person gestellt werden. Der Antrag unterliegt keinerlei Formanforderungen, kann also schriftlich, mündlich, per E-Mail oder sonst elektronisch gestellt werden. Im Rahmen eines konkreten Antrags auf Berichtigung ist zunächst die Identität des Antragsstellers festzustellen und sodann sind die vorhandenen Datenbestände zu identifizieren. Der Berichtigungsanspruch umfasst sämtliche Datenbestände, in denen die unrichtigen personenbezogenen Daten des Antragstellers gespeichert sind. Die Berichtigung der Daten ist unverzüglich durch eine entsprechende Maßnahme durchzuführen. Bezogen auf den Einzelfall, kann dies durch Veränderung, teilweise oder vollständige Löschung oder Speicherung ergänzender oder neu erhobener Daten erfolgen. Längstens ist der Antragsteller nach einer absoluten Frist von einem Monat über die Entscheidung bzw. Maßnahmen des Berichtigungsantrages zu informieren. Sofern die Frist unter Berücksichtigung der Komplexität des Antrags nicht eingehalten werden kann, ist eine Verlängerung um weitere zwei Monate möglich. Der Antragsteller ist unter Angaben von Gründen zu informieren.
Hat der Verantwortliche die gespeicherten personenbezogenen Daten des Antragstellers an Dritte übermittelt, müssen auch diese über die Berichtigung der Daten informiert werden, sofern dies vernünftigerweise möglich ist. Alle zur Berichtigung ergriffenen Maßnahmen, sind unentgeltlich zu erbringen.
VERSTOß GEGEN DAS RECHT AUF BERICHTIGUNG
Verstöße gegen Betroffenenrechte sind keine Kavaliersdelikte. Ein Verstoß gegen das Recht auf Berichtigung, kann mit Geldbußen entsprechend des Art. 83 Abs. 5 lit. b DS-GVO geahndet werden. Daneben steht der betroffenen Person ein Schadensersatzanspruch gemäß Art. 82 DS-GVO zu, soweit ihr durch die Verarbeitung sie betreffender unrichtiger Daten ein materieller oder immaterieller Schaden entstanden ist.
FAZIT
Auf den ersten Blick handelt es sich um eine klare und einfache Regelung, die sich bei näherer Betrachtung als sehr Komplex erweist. Für den Verantwortlichen besteht die Herausforderung vor allem darin, die unterschiedlichen Betroffenenrechte auseinanderzuhalten und die jeweiligen Voraussetzungen zu kennen. Der Berichtigungsanspruch ist zügig, kontrolliert und dokumentiert durchzuführen. Es lohnt sich auch diesen Prozess zu standardisieren und in einem Datenschutzkonzept in einfach umsetzbaren Routinen zu berücksichtigen.
Über die Autorin: Carolin Rubel ist Rechtsanwältin und als externe Datenschutzbeauftragte beim Dresdner Institut für Datenschutz tätig. Im Fokus ihrer Beratungstätigkeiten liegen neben der Betreuung von Auftraggebern aus den allgemeinen Bereichen Industrie, Handel und Dienstleistung ebenfalls Wohnungsunternehmen sowie kirchliche Stellen und Auftraggeber aus dem Gesundheitsbereich. Für Anregungen und Reaktionen zu diesem Beitrag können Sie die Autorin gern per E-Mail kontaktieren.
